Qué dice la DFL 89

ESTABLECE NORMAS PARA REGULAR LOS REGISTROS Y PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A INSCRIPCIONES, SUBINSCRIPCIONES Y CERTIFICADOS, A CARGO DEL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN, NECESARIAS POR LAS MODIFICACIONES INTRODUCIDAS A LA LEY Nº 19.880 Y EL ARCHIVO, LOS LIBROS Y LOS DOCUMENTOS, Y SUS MEDIOS DE REGISTRO, QUE DEBAN LLEVAR LOS OFICIALES CIVILES, EN VIRTUD DE LO DISPUESTO EN EL ARTÍCULO OCTAVO TRANSITORIO DE LA LEY Nº 21.180, SOBRE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO

Santiago, 9 de noviembre de 2020.- Hoy se decretó lo que sigue:

DFL Núm. 89.

Vistos:

Lo dispuesto en el artículo 64 de la Constitución Política de la República de Chile, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto supremo Nº 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley Nº 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en la ley Nº 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en el decreto con fuerza de ley Nº 3, de 2016, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; en la ley Nº 19.477, que Aprueba Ley Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación; en la ley Nº 4.808, sobre Registro Civil, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el artículo 3º del decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2000, del Ministerio de Justicia; en el decreto con fuerza de ley Nº 2.128, de 1930, del Ministerio de Justicia; en la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado; y en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de Toma de Razón; y

Considerando:

1. Que, la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado, introdujo modificaciones a la ley Nº 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, para que éste sea más ágil y eficiente y su actuar se condiga con los tiempos actuales y se beneficie de las ventajas inconmesurables del desarrollo electrónico y digital, principalmente en relación al ahorro de tiempo, costos y calidad de vida de la sociedad entera.

2. Que, la referida ley al abordar las modificaciones esenciales para la transformación digital del Estado, exige que el Servicio de Registro Civil e Identificación readecúe su normativa en lo necesario, para poder cumplir con el objetivo de dicha ley, considerando especialmente que la información que consta en sus registros es utilizada por el Estado para su gestión y que el acceso expedito a la misma, permite entregar una mejor calidad de los servicios a la ciudadanía, en términos de oportunidad y certeza.

3. Que, el artículo octavo transitorio de la ley Nº 21.180, faculta al Presidente de la República para que, dentro del plazo de un año desde su publicación, establezca, mediante un decreto con fuerza de ley expedido a través del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, las normas necesarias para regular, conforme las competencias del Servicio de Registro Civil e Identificación, las siguientes materias:

1.- Los registros y procedimientos relativos a inscripciones, subinscripciones y certificados, a cargo del Servicio de Registro Civil e Identificación, necesarias por las modificaciones introducidas a la ley Nº 19.880.

2.- El archivo, los libros y los documentos, y sus medios de registro, que deban llevar los Oficiales Civiles del Servicio de Registro Civil e Identificación.

4. Que, conforme al mandato del artículo 37 bis de la ley Nº 19.880, para la elaboración del presente acto administrativo de carácter general se ha valorado el contenido de la opinión del Servicio de Registro Civil e Identificación.

5. Que, en virtud de lo señalado precedentemente, corresponde dictar el presente:

Decreto con fuerza de ley:

Apruébanse las siguientes normas necesarias para regular los registros y procedimientos relativos a inscripciones, subinscripciones y certificados, a cargo del Servicio de Registro Civil e Identificación, necesarias por las modificaciones introducidas a la ley Nº 19.880 y el archivo, los libros y los documentos, y sus medios de registro, que deban llevar los Oficiales Civiles, en virtud de lo dispuesto en el artículo octavo transitorio de la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado.

Título I

DISPOSICIONES GENERALES

El Servicio de Registro Civil e Identificación, en adelante e indistintamente el Servicio, se relacionará con otros órganos del Estado, servicios públicos, y la ciudadanía, a través de medios electrónicos que aseguren la correspondiente interoperabilidad tecnológica, entendiendo por tales, aquellos que tienen capacidades digitales, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares, en lo relativo a los registros que le encomienda llevar la ley, y los procedimientos relacionados con aquéllos.

Los trámites y actuaciones que se realicen a través de tales medios tendrán el mismo valor que los efectuados en las Oficinas que el Servicio mantiene en todo el territorio nacional.

El Servicio administrará una plataforma electrónica para que los órganos del Estado, servicios públicos, y las personas naturales, ingresen sus solicitudes y demás documentos electrónicos, de conformidad al procedimiento que corresponda.

Respecto de las operaciones que se ejecuten a través de esta plataforma, el Servicio acreditará para todos los efectos legales la identidad del emisor a través del uso de un sistema de autenticación, y la integridad del mensaje o documento electrónico.

El Servicio mantendrá un expediente electrónico por cada titular de un número de rol único nacional -RUN-, en el cual registrará los datos, antecedentes y actuaciones, correspondientes a solicitudes relacionadas con los registros a su cargo.

Al contenido de este expediente podrán acceder tanto los funcionarios del Servicio de Registro Civil e Identificación autorizados al efecto, como los titulares del RUN, a través del sistema de autenticación que determine el Servicio.

Título II

DE LOS REGISTROS A CARGO DEL SERVICIO

Párrafo 1º

De los registros

Los registros a cargo del Servicio se llevarán por medios electrónicos, se almacenarán en la base de datos del Servicio, y se sujetarán a las normas que para cada uno de ellos establezca la ley, sin perjuicio de las disposiciones del presente decreto con fuerza de ley.

En ellos se dejará constancia de las inscripciones, subinscripciones y, en general, de cualquier anotación, de conformidad a las leyes y reglamentos que los regulan, las que se incorporarán en el registro que se almacena en la base de datos del Servicio, por el funcionario que atienda el requerimiento respectivo, previa acreditación de los requisitos que disponga la ley.

Párrafo 2º

De las inscripciones y el Registro Electrónico

Toda inscripción en uno de los registros a cargo del Servicio, deberá practicarse a través del sistema electrónico del Servicio, las cuales serán almacenadas en un Registro Electrónico.

De las alteraciones, complementaciones o modificaciones que afecten a alguna de las inscripciones en los registros que lleva el Servicio por disposición de la ley, se dejará constancia en el Registro Electrónico del Servicio.

En caso de extravío o destrucción de una inscripción, ya sea en soporte físico o electrónico, se iniciará un procedimiento de reconstitución, para lo cual se requerirán todos los antecedentes que consten en el Servicio o que pueda aportar el interesado u otros órganos del Estado y servicios públicos. Dicho procedimiento se regirá por lo dispuesto en el artículo 21 de la ley Nº 4.808, sobre Registro Civil, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el artículo 3º del decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2000, del Ministerio de Justicia.

Si el Servicio estima que existen antecedentes suficientes para reconstituir y extender una nueva inscripción, remitirá la documentación recopilada por vía electrónica al Archivo General, para que, con el mérito de aquélla y mediante una Orden de Servicio se ordene la reconstitución de la inscripción, cualquiera sea el soporte en que se encuentre.

Una vez reconstituida la inscripción, ésta será ingresada a través del sistema electrónico del Servicio, y se dejará constancia de aquélla en el Registro Electrónico.

Título III

DEL PROCEDIMIENTO

Los procedimientos administrativos que alteren, modifiquen o complementen una inscripción en uno de los registros a cargo del Servicio, se ingresarán a un expediente electrónico, en el que se incorporarán en orden cronológico sucesivo, todas las actuaciones relacionadas con dicho registro hasta su término, mediante la dictación del acto administrativo correspondiente.

En el expediente electrónico del procedimiento administrativo se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos del Estado y servicios públicos, según corresponda, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso.

Las actuaciones, los documentos y resoluciones que el Servicio remita a los interesados, a terceros o a otros órganos del Estado y servicios públicos y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la fecha y hora de su envío, deberán ingresarse en estricto orden de ocurrencia o egreso.

Tales actuaciones, documentos y resoluciones del Servicio que, dentro del procedimiento, consten en formato papel, serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente.

Dicho expediente electrónico, en el que consten las actuaciones señaladas en los incisos precedentes, deberá mantenerse actualizado, y a él tendrán acceso permanente los interesados, por medio de un sistema de autenticación, con indicación de la fecha y hora de su presentación, ocurrencia o envío, sin perjuicio de las normas de la ley Nº 19.628, sobre protección de la vida privada.

Título IV

DE LAS SUBINSCRIPCIONES Y LOS CERTIFICADOS

Párrafo 1º

De las Subinscripciones

Las subinscripciones deberán practicarse en el registro respectivo a través de medios electrónicos, las cuales serán almacenadas en el Registro Electrónico a que se refiere el artículo 5º.