Qué dice la Ley 21.772

LEY NÚM. 21.772

MODIFICA EL SISTEMA REGISTRAL Y NOTARIAL EN SUS ASPECTOS ORGÁNICOS Y FUNCIONALES

Teniendo presente que el H. Congreso Nacional ha dado su aprobación al siguiente

Proyecto de ley:

Introdúcense las siguientes modificaciones en el Código Orgánico de Tribunales:

1. Intercálase en el artículo 260 el siguiente inciso segundo, nuevo:

"No podrá ser nombrado en alguno de los cargos que integran la segunda serie del Escalafón Secundario ni ser incluido en la nómina correspondiente, quien se encuentre ligado por matrimonio, por acuerdo de unión civil, por parentesco de consanguinidad hasta el tercer grado inclusive, por afinidad hasta el segundo grado, o por adopción, al Presidente de la República, a los senadores y diputados, a los Ministros y al Fiscal Judicial de la Corte Suprema, a los ministros y fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones, a los abogados integrantes de los Tribunales Superiores de Justicia, a los Ministros del Tribunal Constitucional, a los ministros de Estado, a los subsecretarios, a los delegados presidenciales regionales, a los gobernadores regionales, al Fiscal Nacional y a todos los fiscales del Ministerio Público, al Contralor General de la República, al Director Nacional del Servicio Civil, a los miembros del Consejo de Alta Dirección Pública y a todo aquel que tenga un cargo directivo de exclusiva confianza o de alta dirección pública hasta el tercer nivel jerárquico en la Dirección Nacional del Servicio Civil. Esta inhabilidad se extenderá por el plazo de un año contado desde el cese efectivo de la respectiva autoridad en su cargo.".

2. En el artículo 269:

a) Reemplázase el inciso segundo por el siguiente:

"Cada una de estas series, con excepción de la segunda y la tercera, se dividirá en tres categorías.".

b) Sustitúyese en los incisos tercero, cuarto y quinto la expresión "cinco series" por "cuatro series".

3. En el inciso cuarto del artículo 273:

a) Reemplázase en la letra b) la frase "juez o de los jueces en cuyo territorio jurisdiccional se desempeñen" por el siguiente texto: "fiscal judicial respectivo, quien deberá llevar un registro cronológico de todos sus informes sobre cada una de las notarías del territorio de su jurisdicción, los que deberán estar digitalizados y a disposición de las Cortes de Apelaciones y del Fiscal Judicial de la Corte Suprema".

b) Sustitúyese la letra c) por la siguiente:

"c) El Fiscal Judicial de la Corte Suprema calificará a su secretario abogado, a los empleados de su oficio y a los fiscales de las Cortes de Apelaciones. Este funcionario deberá abrir especial apartado de calificación respecto de la labor de supervisión y control que a los fiscales de las Cortes de Apelaciones les otorga la ley en relación con los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial en el cumplimiento de sus funciones;".

4. Reemplázase el artículo 287 por el siguiente:

El proceso de selección para proveer los cargos de los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial se sujetará a las normas aplicables a los altos directivos públicos de segundo nivel jerárquico contenidas en el Párrafo 3º del Título VI de la ley Nº 19.882, que regula nueva política de personal a los funcionarios públicos que indica, y a las disposiciones especiales establecidas a continuación:

a) Corresponderá al Ministro o Ministra de Justicia y Derechos Humanos ejercer el rol de autoridad competente para efectos de estos procesos. En dicho contexto, deberá definir perfiles específicos y uniformes para los cargos de notarios, conservadores, archiveros y oficios mixtos. Con arreglo a estos perfiles, que deberán ser informados a la Dirección Nacional del Servicio Civil, se confeccionarán las bases concursales y los instrumentos de evaluación estandarizados que serán utilizados en la fase de evaluación de los postulantes.

Para la elaboración de dichos instrumentos de evaluación, la Dirección Nacional del Servicio Civil podrá contratar la asesoría de académicos y expertos en derecho registral y notarial.

El Consejo de Alta Dirección Pública indicará los lineamientos relativos a la definición de perfiles de selección de estos cargos, y tendrá para ello en especial consideración las normas de los párrafos 7º, 8º y 9º del Título XI del presente Código.

b) Los instrumentos de evaluación deberán estar adaptados a cada perfil, y no podrán aplicarse los mismos instrumentos para la evaluación de perfiles diversos.

Los instrumentos de evaluación estarán destinados a la medición de los conocimientos jurídicos, de administración y destrezas de los postulantes. En particular deberán evaluarse los conocimientos en materia de derecho registral y notarial, de acuerdo con el respectivo perfil.

c) Corresponderá al Ministro o Ministra de Justicia y Derechos Humanos informar a la Dirección Nacional del Servicio Civil los cargos de funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial que se encuentren vacantes, en el plazo de diez días hábiles contado desde la comunicación de la respectiva vacancia por parte de la Corte de Apelaciones que corresponda.

d) La Dirección Nacional del Servicio Civil efectuará la respectiva convocatoria, conforme a los perfiles específicos y uniformes definidos en las bases concursales, en la cual se indicará la escala de evaluación aplicable a los instrumentos que se utilicen en el proceso de selección.

e) La respectiva convocatoria no podrá condicionar la postulación o selección al cumplimiento de requisitos diversos a los previstos en el artículo 463 bis. Todos los postulantes que cumplan con estos requisitos serán incorporados directamente a la fase de evaluación del proceso de selección.

En la fase de evaluación, el ejercicio previo de cargos de notario, conservador o archivero en calidad de titular deberá ponderarse en el puntaje final con un valor de un 25% en las postulaciones a cargos de conservador, notario o archivero con competencia en alguna de las comunas señaladas en el artículo 54. Se entenderá que el postulante cuenta con ejercicio previo cuando haya servido en dichos cargos por un período mínimo de tres años en calidad de titular. En las postulaciones a los demás oficios, el ejercicio previo de funciones notariales, registrales o archivísticas no podrá ser considerado como factor de evaluación.

f) No procederá lo previsto en el inciso tercero del artículo cuadragésimo octavo ni en el inciso tercero del artículo quincuagésimo cuarto de la ley Nº 19.882.

g) En base a los resultados obtenidos en este proceso, se elaborará una nómina en la cual se ordenará a los postulantes por estricto orden decreciente de puntaje. En caso de existir empate, precederá en la nómina aquel postulante que hubiese obtenido primero el título de abogada o abogado.

h) La nómina, con indicación del puntaje obtenido por cada uno de los postulantes, deberá ser publicada en el sitio web del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

i) El Consejo de Alta Dirección Pública remitirá al Presidente o Presidenta de la República los antecedentes académicos y profesionales de los postulantes que ocupen los tres primeros lugares en la nómina, para que éste proceda a determinar la identidad del seleccionado de entre ellos. La selección solo podrá fundarse en la valoración de los antecedentes curriculares del respectivo postulante, y podrá tener en consideración la experiencia previa en el ejercicio de un cargo de naturaleza similar al que se concursa. La Dirección Nacional del Servicio Civil deberá abstenerse de expresar preferencia por alguno de los candidatos.

j) Transcurrido el plazo máximo de veinte días hábiles contado desde la comunicación efectuada por el Consejo de Alta Dirección Pública, sin que el Presidente o Presidenta de la República haya seleccionado a alguno de los postulantes, se entenderá que se ha escogido a aquel que ocupó el primer lugar de la nómina, y se procederá a su nombramiento.

k) En caso de que el postulante que encabeza la lista se ubique en el decil superior de acuerdo al puntaje máximo según la escala de evaluación a que se refiere el literal d), y quien le siga inmediatamente se encuentre por debajo del ochenta por ciento de los resultados de las evaluaciones, se entenderá que quien figura en el primer lugar de la nómina queda automáticamente seleccionado, sin que proceda lo previsto en los literales g) y h) precedentes. Esta circunstancia será informada por el Consejo de Alta Dirección Pública al Presidente o Presidenta de la República, para efectos de la formalización del nombramiento.

l) El respectivo nombramiento será formalizado a través de decreto fundado del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

m) Si una vez determinada la identidad del postulante seleccionado y notificada dicha circunstancia al interesado, éste se desiste de su postulación, se proveerá el cargo con alguno de los restantes candidatos de la terna, la que deberá completarse en riguroso orden de precedencia de acuerdo con la posición que aquellos ocupen en la respectiva nómina.

n) Si dentro de los seis meses siguientes al nombramiento se produce por cualquier motivo la vacancia del cargo, el Presidente o Presidenta de la República podrá designar a uno de los candidatos que hayan integrado la terna.

La convocatoria deberá explicitar las vías a través de las cuales los interesados podrán ejercer el derecho a reclamar previsto en el artículo quincuagésimo sexto de la ley Nº 19.882.".

5. Agrégase en el artículo 310 el siguiente inciso segundo:

"Lo señalado en el inciso anterior no procederá tratándose de los funcionarios que integran la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial.".

6. En el artículo 353:

a) Incorpórase el siguiente número 2º), nuevo:

"2º) Supervisar, por sí o por medio de los fiscales judiciales de las respectivas Cortes de Apelaciones, la conducta funcionaria de los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial para efectos de dar cuenta a la Corte de Apelaciones que corresponda, en su caso, de las faltas, abusos o incorrecciones que note, a fin de que los referidos tribunales inicien los procedimientos destinados a aplicar las sanciones que correspondan; o cuando ello no sea procedente, se determinen las medidas que sean del caso; sin perjuicio de las facultades correccionales, disciplinarias y económicas que le corresponden a la Corte Suprema.

Para el ejercicio de esta función, le corresponderá elaborar el plan anual de supervisión y control del ejercicio de la función que realizan los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial, el que deberá considerar los mecanismos de supervisión establecidos en el artículo siguiente.".

b) Incorpórase el siguiente número 4º):

"4º) Determinar anualmente la forma como se distribuirá el ejercicio de las funciones de los fiscales judiciales en las Cortes de Apelaciones que cuentan con más de uno, sin perjuicio de lo señalado en la ley.".

c) Incorpórase el siguiente número 5º):

"5º) Dar cuenta pública anual de sus funciones, en especial de la supervisión referida en el número 2º), sin perjuicio de la información que periódicamente deba mantener a disposición a través de un sitio web, según lo establecido en el artículo 353 ter.".

d) Reemplázase en el inciso final la expresión "15º" por "13º".

7. Incorpórase el siguiente artículo 353 bis:

Corresponde al fiscal judicial de la respectiva Corte de Apelaciones supervisar la conducta funcionaria de los funcionarios y las funcionarias de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial, para lo cual ejercerá las facultades que la ley le encomienda.

La supervisión se hará efectiva especialmente a través de:

a) La realización de inspecciones a sus respectivos oficios.

b) La revisión de los informes de auditorías externas anuales a que debe someterse la gestión de estos funcionarios en los casos que determina la ley, en virtud de lo dispuesto en el artículo 482 ter.

c) La consulta y examen de sus repositorios de documentos.

d) La verificación del cumplimiento de sus obligaciones relativas a equipos e infraestructura.

Para los efectos de esta supervisión, los fiscales judiciales deberán tener habilitado un canal para recibir los reclamos de los usuarios, requerir la información al Servicio Nacional del Consumidor sobre las denuncias que haya recibido respecto de los funcionarios y las funcionarias de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial, y la realización de encuestas de satisfacción de usuarios.

Los funcionarios y las funcionarias de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial tendrán la obligación de entregar oportunamente toda la información relativa al ejercicio de su función que les sea requerida por el Fiscal Judicial de la Corte Suprema o por los fiscales judiciales de las respectivas Cortes de Apelaciones a quienes corresponda su supervisión.

En caso de que el proceso de supervisión permita constatar infracciones a las obligaciones funcionarias, el fiscal judicial actuará como promotor y formulará cargos, lo que será seguido por la instrucción de un proceso disciplinario a cargo de un Ministro de la Corte de Apelaciones respectiva, designado por ésta.

El referido proceso disciplinario será iniciado formalmente mediante la dictación de una resolución por parte del órgano encargado de resolver dicha responsabilidad, que deberá contener mínimamente una descripción de los hechos a investigar, las personas involucradas y la designación del funcionario que deberá instruir el proceso indagatorio.

Quien instruye el procedimiento deberá ordenar prontamente la notificación a la persona afectada de manera personal, la que será practicada por un ministro de fe, ya sea en su lugar de trabajo, residencia o domicilio. En caso de no ser hallado en dos oportunidades, la notificación se realizará mediante carta certificada.

De todas las actuaciones y diligencias que realice el instructor de la investigación deberá dejarse registro escrito, el cual podrá ser consultado por la persona afectada.

La duración de la investigación será de treinta días corridos, contados desde la dictación de la resolución que le da inicio, prorrogable por el mismo plazo por una vez, mediante resolución fundada dictada antes del vencimiento.

Dentro de los cinco días siguientes a haberse agotado la investigación o, en su caso, al cumplimiento del plazo fijado por ella, quien instruye el procedimiento decretará su cierre, de oficio o a petición de parte, y propondrá el sobreseimiento de la causa o bien formulará cargos en contra de la o las personas investigadas, conforme a los artículos siguientes.

El Pleno de la referida Corte, con exclusión del Ministro instructor decidirá sobre la absolución o aplicación de sanciones al funcionario, o la aprobación o rechazo del sobreseimiento propuesto por dicho Ministro, y podrá disponer las medidas disciplinarias pertinentes. Previo a la decisión, deberán recibirse los descargos del funcionario, quien los formulará dentro del plazo de diez días corridos contado desde que le notifiquen los cargos formulados y los resultados del proceso de instrucción.

La resolución del procedimiento disciplinario será impugnable mediante el recurso de apelación. Si la decisión es adoptada por la Corte Suprema, será impugnable sólo a través del recurso de reposición. En ambos casos el recurso deberá ser deducido dentro de los cinco días siguientes a la notificación de la resolución impugnada y ser fundado.

El recurso de reposición será presentado ante el mismo órgano que resolvió el procedimiento disciplinario, a objeto que lo conozca y emita pronunciamiento al respecto. El recurso de apelación, por su parte, se presentará ante el mismo órgano que resolvió el procedimiento disciplinario, a objeto que lo remita al superior jerárquico que debe resolverlo.

Los alegatos deberán ser solicitados conjuntamente con la interposición del recurso.

Si la parte recurrente lo solicita, el órgano que conozca de la apelación ordenará la vista del recurso y su inclusión en la tabla de una próxima audiencia. En los demás casos el recurso se conocerá en cuenta.

Los fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones deberán remitir el informe referido en la letra b) del inciso cuarto del artículo 273, y dar cuenta pública de sus funciones anualmente, sin perjuicio de la información que periódicamente deban mantener a disposición del público a través de un sitio web, según lo previsto en el artículo 353 ter.".

8. Incorpórase el siguiente artículo 353 ter:

Para los efectos de lo dispuesto en los artículos anteriores, la Fiscalía Judicial deberá contar con un sitio web que mantenga disponible:

a) Una nómina con la información de todos los oficios de los funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial, con indicación de las comunas y territorios jurisdiccionales en los que éstos se encuentran disponibles para realizar su función.

b) Un canal para el ingreso de denuncias.

c) Los informes en que consten las auditorías a que se refiere el artículo 482 ter.

d) La lista de los miembros de la segunda serie del Escalafón Secundario del Poder Judicial que hayan sido sancionados en procesos de instrucción, en los términos previstos en el artículo 21 de la ley Nº 19.628.

e) Cualquier otra información que consideren relevante para el correcto ejercicio de sus facultades.

La información a la que se refiere este artículo deberá mantenerse actualizada en el sitio web respectivo.".

9. Reemplázase el artículo 399 por el siguiente:

Los notarios son ministros de fe pública encargados de extender y autorizar los instrumentos públicos y privados que ante ellos se otorguen, de guardarlos en los casos y formas que la ley lo señale, de dar copias de ellos y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende.".

10. En el artículo 400:

a) Reemplázase el inciso segundo por el siguiente:

"En aquellos territorios jurisdiccionales formados por una agrupación de comunas, el Presidente de la República podrá crear nuevas notarías, para lo cual dispondrá que los titulares establezcan sus oficios dentro del territorio de una comuna determinada o en una localidad, sector o barrio específico. Estos notarios podrán ejercer sus funciones dentro de todo el territorio del juzgado de letras en lo civil que corresponda.".

b) Intercálase el siguiente inciso tercero, nuevo, pasando el actual inciso tercero a ser inciso cuarto, y así sucesivamente:

"Para la creación de nuevas notarías, el Presidente de la República deberá considerar necesariamente que la actividad económica así lo requiera; que sea necesario para brindar un servicio de calidad y un adecuado acceso a las gestiones y servicios notariales a los habitantes de la comuna o agrupación de comunas, localidad, sector o barrio específico, para lo que tendrá en consideración el número de habitantes, la población atendida y las tecnologías disponibles; la presencia en ciudades asiento de Corte y en capitales de provincia; la proporcionalidad territorial y económica entre los distintos oficios, y las condiciones técnicas que permitan proyectar la sostenibilidad y operación regular del servicio. En cualquier caso, el Presidente de la República requerirá previamente tanto de un informe del Fiscal Judicial de la Corte Suprema, quien deberá recoger, entre otras, la opinión de la respectiva Corte de Apelaciones, cuanto de un informe técnico que deberá elaborar el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Estos informes deberán ser emitidos en el plazo de dos meses, contado desde su requerimiento.".

11. En el artículo 401:

a) Intercálase en el número 1, luego de la palabra "Extender", la expresión "y autorizar", y a continuación de los vocablos "instrumentos públicos", la expresión "y privados".

b) Intercálanse los siguientes números 11, 12 y 13, nuevos, pasando el actual número 11 a ser número 14:

"11.- Extender actas y custodiar documentos mediante instrucciones, en la forma establecida en la ley;

12.- Remitir electrónicamente al conservador competente, para su inscripción, copia de los títulos translaticios de dominio o la constitución o modificación de cualquier otro derecho real respecto de inmuebles, así como la constitución, modificación o terminación de cualquier tipo de sociedad sujeta a registro, que consten por escritura pública suscrita u otorgada ante él, o en instrumento protocolizado o en reducción a escritura pública, según corresponda, sin necesidad de intervención personal de los interesados, a menos que éstos manifiesten su voluntad en contrario o no cubran el costo de la inscripción al respectivo conservador. Del mismo modo, deberá remitir al conservador competente, para su inscripción, copia de los títulos por él otorgados y que sea facultativo para el interesado inscribir, siempre que el compareciente así lo manifieste y cubra el costo de la respectiva inscripción;

13.- Dar respuesta a los requerimientos de información que hagan organismos del Estado en el cumplimiento de sus funciones, en el plazo de treinta días corridos, sin perjuicio de los plazos que establezcan leyes especiales;".

c) Incorpóranse los siguientes incisos segundo, tercero y cuarto, nuevos:

"Los notarios deberán realizar personalmente aquellas funciones que la ley les encomienda, sin perjuicio que puedan tener asistentes o asesores, los que podrán cumplir labores administrativas, técnicas o profesionales, accesorias al desempeño de la función notarial.

Cada notario deberá financiar las auditorías externas establecidas en el artículo 482 ter y sujetarse a ellas.

Los notarios serán responsables civil y disciplinariamente por la infracción a lo señalado en el presente artículo, como asimismo por los actos que realicen las personas dependientes de su notaría en el ejercicio de sus funciones.".

12. Incorpórase el siguiente artículo 401 bis:

Para cumplir con sus funciones, los notarios deberán mantener la infraestructura, equipamiento e insumos que permitan:

1. Disponer de medios electrónicos para la transmisión, comunicación y recepción de documentación digital.

2. Llevar un respaldo digital de los repertorios, índices u otro tipo de libros o documentos que les competan de manera electrónica en un repositorio digital, en los términos señalados en el artículo 409 ter.

3. Contar con sistemas electrónicos para el adecuado archivo de los respaldos electrónicos de los documentos extendidos o protocolizados en la notaría, con el fin de garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la información contenida en ellos. Deberán mantener un estándar de tecnología que permita, al menos:

a) Entregar copias electrónicas de las escrituras públicas e instrumentos protocolizados que consten en sus repertorios.

b) Llevar a cabo comunicaciones, notificaciones e intercambios electrónicos de información entre notarios, conservadores y otros organismos o instituciones, de conformidad con la ley.

c) El acceso por parte del público, de manera remota y gratuita, para la consulta de la información y documentos contenidos en el repositorio digital que lleva el notario.

d) Conservar los respaldos electrónicos de los repertorios, protocolos, libros e índices que por ley deban llevar en el cumplimiento de sus funciones.

4. Contar con un sitio web que a lo menos contenga la dirección del oficio; el horario de funcionamiento; los trámites que pueden realizarse y los requisitos necesarios para ellos; las tarifas por trámite; la lista actualizada de los suplentes o interinos; una nómina con la información del personal contratado para ejercer labores administrativas, técnicas o profesionales accesorias al desempeño de la función notarial, con indicación de las correspondientes remuneraciones percibidas por cada trabajador; los balances anuales; sus declaraciones de intereses y patrimonio; los últimos tres informes de supervisión elaborados por el respectivo fiscal judicial; y un canal para consultas, reclamos y sugerencias.

5. En el sitio web señalado en el número precedente se deberá poder consultar de manera gratuita, a través de un sistema que deberá mantenerse mensualmente actualizado, una copia electrónica de los índices de las escrituras públicas e instrumentos protocolizados que consten en el repositorio digital.

6. Contar con correo electrónico y firma electrónica avanzada.

7. Garantizar la disponibilidad y la accesibilidad de la información contenida en su registro público.

8. Informar trimestralmente al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos los aranceles de las distintas actuaciones que realice. El Ministerio deberá publicar esta información en su página web.".

13. Sustitúyese el artículo 402 por los siguientes artículos 402 y 402 bis:

Antes del treinta de noviembre de cada año, cada notario deberá proponer por escrito y en orden de prelación, ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, los nombres de tres abogadas o abogados que cumplan con los requisitos previstos en el artículo 463 bis para que lo reemplacen en caso de ausencia o inhabilidad.

Excepcionalmente, en aquellos territorios jurisdiccionales en los que sólo haya un notario y no fuera posible contar con abogados en número suficiente para formar las listas de conformidad a lo prescrito en el inciso anterior, se permitirá la proposición de uno o dos nombres.

No podrán proponerse los nombres de personas que se encuentren en alguna de las situaciones previstas en el inciso segundo del artículo 260 o sean cónyuges, convivientes civiles, se encuentren ligados por adopción o tengan una relación de parentesco, hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad, ambos inclusive, con funcionarios de la segunda serie del Escalafón Secundario.

En caso de ausencia o inhabilidad del notario, el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos designará al abogado que lo reemplazará, mientras dure el impedimento, de entre aquellos que figuren en la respectiva lista.

El notario titular será responsable por los actos del notario suplente.

El mismo procedimiento se utilizará para el nombramiento de un notario interino en caso de vacancia del cargo o de ausencia permanente, sin perjuicio de lo dispuesto en el literal n) del artículo 287.

De no efectuarse la proposición por parte del notario, el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, a propuesta del fiscal judicial respectivo, designará al abogado o abogada que efectuará el reemplazo, quien deberá cumplir con los requisitos previstos en este artículo. Deberá darse prioridad a quienes hayan rendido dentro de los últimos tres años los instrumentos de evaluación estandarizados a que refiere el artículo 287.

Durante el tiempo que dure la ausencia o inhabilidad del notario, el reemplazante designado podrá autorizar las escrituras públicas y dar término a aquellas actuaciones iniciadas por el titular que hayan quedado pendientes, y deberá dejar constancia de tal circunstancia en el respectivo instrumento. Del mismo modo podrá proceder el titular respecto de las escrituras públicas y actuaciones iniciadas por el reemplazante.

Para dar cumplimiento a lo señalado en el inciso cuarto del artículo anterior, el Ministro de Justicia y Derechos Humanos, dentro del término de quince días hábiles, contado desde la recepción de la nómina propuesta de conformidad a lo previsto en los incisos primero y segundo de dicho artículo, procederá al nombramiento de los respectivos suplentes o interinos de cada oficio mediante decreto exento, con arreglo al orden de prelación previsto en las respectivas nóminas.

Una vez comunicada la ausencia o inhabilidad del notario al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, éste designará al funcionario reemplazante de entre aquéllos que hayan sido nombrados para tales efectos, y se ceñirá de manera estricta al orden de preferencia, en el plazo máximo de cinco días hábiles. La persona designada tendrá el plazo de un día hábil, contado desde que le haya sido notificada la designación, para manifestar su aceptación formal. En caso de no manifestar su aceptación se entenderá que ha desistido del cargo, y procederá la designación de quien figure nombrado en el siguiente lugar en el respectivo acto administrativo.

En caso de no existir nombramiento previo al momento de la ausencia o inhabilidad del notario titular o de existir inhabilidad sobreviniente o desistimiento de todos los abogados nombrados a partir de la nómina, el fiscal judicial respectivo deberá proponer el nombre del reemplazante en los dos días hábiles siguientes. El correspondiente decreto de nombramiento deberá dictarse, a más tardar, en el mismo plazo, contado desde la recepción de la propuesta.

No podrán ejercer como interinos o suplentes quienes ya desempeñen funciones de conservador, archivero o notario en otro oficio.

Lo señalado en este artículo y en el anterior se extiende a los conservadores y archiveros.".

14. Elimínase en el artículo 404 el vocablo "cifras".

15. Reemplázase el artículo 409 por el siguiente:

Los suscriptores de escrituras públicas y de documentos privados autorizados ante notario deberán estampar junto a sus firmas la impresión del pulgar de la mano derecha o, en su defecto, el de la izquierda, y el notario deberá dejar constancia de este hecho, o de la imposibilidad absoluta de efectuarlo. Asimismo, podrán los notarios agregar en los registros o protocolos respectivos, fotocopia autorizada de las cédulas de identidad de los intervinientes en dichos documentos.".

16. Incorpórase el siguiente artículo 409 ter:

Suscrita una escritura pública en papel por todos sus otorgantes y autorizada y sellada conforme a la ley, el notario autorizante deberá digitalizar tal instrumento para incorporarlo en un repositorio digital.

En dicho repositorio digital constarán los respaldos digitales de los repertorios, índices, protocolos u otro tipo de libros o documentos que se encuentren bajo su custodia, para efectos de facilitar su acceso al público y asegurar su resguardo.

Un reglamento dictado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, suscrito además por el Ministro de Hacienda, establecerá las características técnicas que de manera específica deberá cumplir el repositorio digital.".

17. Agrégase en el artículo 415 el siguiente inciso tercero:

"Al igual que con las escrituras públicas, el notario deberá digitalizar el documento protocolizado y guardarlo en el repositorio digital.".

18. Sustitúyese el artículo 422 por el siguiente:

Las copias autorizadas de instrumentos públicos podrán otorgarse de manera digital o impresa, según se soliciten. El notario deberá otorgar tantas copias como se pidan, y señalará en ellas que se trata de un testimonio fiel del original. Dichas copias autorizadas llevarán la fecha y la firma del notario, sea ésta manuscrita o electrónica avanzada.

Las copias autorizadas otorgadas mediante documento electrónico deberán ser firmadas y selladas por el notario con firma electrónica avanzada y sellado de tiempo.".

19. Incorpórase en el inciso primero del artículo 430, a continuación del vocablo "número", la expresión "correlativo anual".

20. Intercálase en el artículo 433, entre la frase "escrituras públicas que tengan más de diez años" y el punto final, lo siguiente: ", como, asimismo, las copias electrónicas de dichos protocolos e índices correspondientes al mismo período. Si se trata de los instrumentos señalados en el artículo 409 bis, el notario deberá cumplir esta obligación remitiendo de manera electrónica los respectivos documentos al archivero que corresponda, de conformidad con lo señalado en el respectivo reglamento".

21. Incorpórase el siguiente artículo 439 bis: