Qué dice la Ley 21.180

LEY NÚM. 21.180

TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO

Teniendo presente que el H. Congreso Nacional ha dado su aprobación al siguiente,

Proyecto de ley:

Introdúcense las siguientes modificaciones en la ley Nº 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado:

1. En el artículo 1:

a. Elimínase, en el inciso primero, la siguiente oración: "En caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, la presente ley se aplicará con carácter de supletoria.".

b. Intercálanse los siguientes incisos segundo y tercero, nuevos, pasando el actual inciso segundo a ser inciso final:

"Todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales.

En caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, la presente ley se aplicará con carácter supletorio.".

2. Sustitúyese, en el artículo 4º, la conjunción "y" por una coma, y agrégase, a continuación de la palabra "publicidad", la frase "y aquellos relativos a los medios electrónicos".

3. Reemplázase el artículo 5º, por el siguiente:

Principio de escrituración. El procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen se expresarán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que se configure alguna excepción establecida en la ley.".

4. Reemplázase, en el artículo 6º, la frase "serán gratuitas para los interesados, salvo disposición legal en contrario.", por lo siguiente: "y la obtención de documentos e información necesaria para su conclusión serán gratuitas para los interesados, salvo disposición legal en contrario. No procederán cobros entre los órganos de la Administración del Estado que deban participar en su desarrollo e intercambio, salvo disposición legal en contrario.".

5. Reemplázase el inciso tercero del artículo 9º, por el siguiente:

"Toda comunicación entre órganos de la Administración que se practique en el marco del procedimiento se realizará por medios electrónicos, dejándose constancia del órgano requirente, el funcionario responsable que practica el requerimiento, destinatario, procedimiento a que corresponde, gestión que se encarga y el plazo establecido para su realización. Asimismo, deberá remitirse una copia electrónica de tal comunicación a todos quienes figuren como interesados en el procedimiento administrativo de que se trate.".

6. Agrégase, a continuación del artículo 16, un artículo 16 bis del siguiente tenor:

Principios generales relativos a los medios electrónicos. En la tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos se deberá cumplir con los principios de neutralidad tecnológica, de actualización, de equivalencia funcional, de fidelidad, de interoperabilidad y de cooperación.

En virtud del principio de actualización, los órganos de la Administración del Estado deberán actualizar sus plataformas a tecnologías no obsoletas o carentes de soporte, así como generar medidas que permitan el rescate de los contenidos de formatos de archivo electrónicos que caigan en desuso.

El principio de equivalencia funcional consiste en que los actos administrativos suscritos por medio de firma electrónica serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte de papel.

El principio de fidelidad consiste en que todas las actuaciones del procedimiento se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico, el que garantizará su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido.

El principio de interoperabilidad consiste en que los medios electrónicos deben ser capaces de interactuar y operar entre sí al interior de la Administración del Estado, a través de estándares abiertos que permitan una segura y expedita interconexión entre ellos.

El principio de cooperación consiste en que los distintos órganos de la Administración del Estado deben cooperar efectivamente entre sí en la utilización de medios electrónicos.".

7. Modifícase el artículo 17, en los siguientes términos:

a. En el literal a), reemplázase el punto y coma final por un punto seguido, y añádese la siguiente oración: "Constituye copia autorizada aquella generada por la plataforma electrónica donde se acceda al expediente electrónico, que cuente con un medio de verificación de su autenticidad;".

b. Agrégase un nuevo literal c), pasando el actual literal c) a ser literal d), y así sucesivamente, del siguiente tenor:

"c) Acompañar documentos electrónicos, tales como copias digitalizadas de documentos en soporte de papel o documentos electrónicos en su origen, que no sean emitidos por los órganos de la Administración del Estado, en la medida que conste su autenticidad e integridad, salvo que por mandato legal o reglamentario éstos deban ser acompañados a los autos en soporte de papel, a su costa;".

c. Reemplázase el actual literal c), que ha pasado a ser d), por el siguiente:

"d) Eximirse de presentar documentos que no correspondan al procedimiento o que emanen y se encuentren en poder de cualquier órgano de la Administración del Estado. En este último caso, dichos documentos deberán ser remitidos por el órgano que los tuviere en su poder a aquel que estuviere tramitando el procedimiento administrativo;".

8. Modifícase el artículo 18, como sigue:

a. En el inciso tercero, reemplázase la frase ", escrito o electrónico,", por la siguiente: "electrónico, salvo las excepciones contempladas en la ley,".

b. Intercálanse los siguientes incisos cuarto y quinto, nuevos, pasando el actual inciso cuarto a ser inciso sexto:

"El ingreso de las solicitudes, formularios o documentos se hará mediante documentos electrónicos o por medio de formatos o medios electrónicos, a través de las plataformas de los órganos de la Administración del Estado.

Aquella persona que carezca de los medios tecnológicos, no tenga acceso a medios electrónicos o sólo actuare excepcionalmente a través de ellos, podrá solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo, efectuar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte de papel. El órgano respectivo deberá pronunciarse dentro de tercero día, y deberá hacerlo de manera fundada en caso de denegar la solicitud. Sin perjuicio de lo anterior, la presentación de dicha solicitud no suspenderá los plazos para los interesados por lo que, en todo caso, antes del vencimiento de un plazo y mientras no se haya pronunciado la Administración podrán efectuarse las presentaciones en soporte de papel. Las solicitudes, formularios o escritos presentados en soporte de papel serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente por el funcionario correspondiente. Un reglamento dictado conjuntamente por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda establecerá las formas de acreditar el encontrarse dentro de las circunstancias indicadas en este inciso.".

c. Reemplázase el inciso cuarto, que ha pasado a ser inciso sexto, por el siguiente:

"Los expedientes electrónicos, a los que tendrán acceso permanente los interesados, contendrán un registro actualizado de todas las actuaciones del procedimiento, según lo señalado en el inciso tercero, que estará a disposición tanto en las plataformas electrónicas como en las dependencias de la Administración para su consulta. La consulta en las dependencias de la Administración deberá ser guiada y asesorada, si así se requiere, para el caso de quienes estuvieren autorizados para efectuar presentaciones en soporte de papel por la Administración. Sólo podrán ponerse a disposición en soporte de papel en los casos en que no hubiere sido posible digitalizarse según se establece en el artículo 19 bis. En tal evento, así como en el caso de personas autorizadas para efectuar presentaciones en soporte de papel, podrá solicitarse obtención de copias en soporte de papel. Un reglamento, dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda, regulará aquellos casos en que la Administración pueda excusarse de entregar copias en soporte de papel por razones de distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales, esto es la utilización de un tiempo excesivo considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales, así como en los que podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y la fijación de sus valores.".

d. Agrégase el siguiente inciso final:

"Excepcionalmente, cuando el sistema o las plataformas electrónicas que soportan los medios electrónicos no se encuentren disponibles por emergencia, fuerza mayor u otro motivo calificado, el jefe superior del servicio, por resolución fundada, podrá autorizar la emisión de ciertos actos administrativos así como efectuar presentaciones en soporte de papel. Lo anterior deberá digitalizarse posteriormente y agregarse en el expediente electrónico correspondiente.".

9. Reemplázase el artículo 19, por el siguiente:

Uso obligatorio de plataformas electrónicas. Los órganos de la Administración estarán obligados a disponer y utilizar adecuadamente plataformas electrónicas para efectos de llevar expedientes electrónicos, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.

Los escritos, documentos, actos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el procedimiento se registrarán en el expediente electrónico correspondiente, siguiendo las nomenclaturas pertinentes, de acuerdo a cada etapa del procedimiento.

La conservación de los expedientes electrónicos estará a cargo del órgano respectivo, el cual será el responsable de su integridad, disponibilidad y autenticidad.

Si fuere necesaria la reconstitución de un expediente o piezas de éste se reemplazará en todo o parte por una copia fiel, que se obtendrá de quien la tuviere, si no se dispusiere de ella directamente.

Si no existiere copia fiel los actos se dictarán nuevamente, para lo cual la Administración reunirá los antecedentes que le permitan fundamentar su preexistencia y contenido, y las actuaciones se repetirán con las formalidades previstas para cada caso.

Las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración serán registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto.

Mediante reglamento, dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda, se fijarán los estándares que deberán cumplir dichas plataformas, en los términos previstos en esta ley considerando, además, condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos.".

10. Intercálase un artículo 19 bis, nuevo, del siguiente tenor:

Documentos electrónicos y digitalización. Los actos de la Administración y los documentos de los interesados deberán cumplir con lo establecido en la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Los documentos presentados por interesados cuyo formato original no sea electrónico podrán presentarse mediante copias digitalizadas directamente en el expediente electrónico. Asimismo, podrán presentarse en la dependencia de la Administración correspondiente, documentos electrónicos o bien en soporte de papel si lo anterior no fuere posible, debiendo el funcionario correspondiente digitalizarlos e ingresarlos inmediatamente al expediente electrónico.

La forma de cotejar la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte de papel y sus copias digitalizadas presentadas según lo indicado en el inciso anterior será regulada por un reglamento dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio. Toda infracción a la autenticidad y conformidad de las copias digitalizadas respecto a los documentos originales en soporte de papel hará incurrir en las sanciones que determine la ley.

En caso de documentos presentados por órganos de la Administración cuyo formato original no sea electrónico, éstos deberán ser digitalizados por el funcionario correspondiente de acuerdo a lo previsto en la ley Nº 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos.

En casos excepcionales y cuando se haya autorizado a una persona para efectuar presentaciones en soporte de papel, no será necesario acompañar copias digitalizadas. En estos casos, los documentos presentados en formato que no sea electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el funcionario correspondiente al expediente electrónico, a menos que ello no fuere materialmente posible por su naturaleza, formato o cantidad según los criterios que se establezcan mediante un reglamento dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio. En este caso, se dejará constancia de ello en el expediente.".

11. Reemplázase el inciso segundo del artículo 22, por el siguiente:

"El poder podrá constar en documento suscrito mediante firma electrónica simple o avanzada. Se aceptará también aquel que conste por escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Con todo, se requerirá siempre de documento suscrito mediante firma electrónica avanzada o de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan solemnidad de instrumento o escritura pública.".

12. Reemplázase, en el inciso primero del artículo 24, la expresión "oficina correspondiente", por la frase "dependencia respectiva, a través de medios electrónicos,".

13. Agrégase, a continuación del artículo 24, el siguiente artículo 24 bis:

En virtud de los principios de interoperabilidad y cooperación, en todo procedimiento administrativo los órganos de la Administración del Estado que tengan en su poder documentos o información respecto de materias de su competencia, que sean necesarios para su conocimiento o resolución, deberán remitirlos por medios electrónicos a aquel órgano ante el cual se estuviere tramitando el respectivo procedimiento, que así lo solicite. No obstante, se requerirá previa autorización del interesado en los términos indicados en la letra f) del artículo 30, en el caso de que dichos documentos o información contengan datos sensibles de aquel interesado, ya sea que estén incluidos o no en bases de datos personales, de conformidad con lo establecido en el artículo 30.

Se dejará registro de toda solicitud entre los órganos de la Administración del Estado respecto a información de carácter sensible del interesado, al que tendrán acceso. Este registro deberá indicar, al menos, lo siguiente:

a) El órgano requirente.

b) El funcionario responsable.

c) El órgano destinatario.

d) El procedimiento a que corresponde.

e) Los datos o información que se solicita.

f) El plazo establecido para su realización, si corresponde.

Para efectos de este artículo será aplicable lo dispuesto en los artículos 7º y 11 de la ley Nº 19.628.".

14. Agrégase, en el artículo 25, el siguiente inciso cuarto:

"Las plataformas electrónicas permitirán la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. No obstante, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente.".

15. Modifícase el artículo 30, de la siguiente forma:

a. Reemplázase, en el literal a) del inciso primero, la frase "la identificación del medio preferente o del lugar que se señale, para los efectos de las notificaciones", por el siguiente texto: "el medio electrónico a través del cual se llevarán a cabo las notificaciones, pudiendo para estos efectos indicar una dirección de correo electrónico, caso en el cual se entenderá éste como domicilio válido para practicar las notificaciones, el que se incluirá en el registro indicado en el artículo 46. Excepcionalmente, podrá indicar un medio alternativo de notificación, en los términos señalados en dicho artículo".

b. Agrégase, en el inciso primero, la siguiente letra f):

"f) Manifestación si se autoriza al órgano de la Administración del Estado que tuviera en su poder documentos o información que contengan datos de carácter sensible del interesado, para que éstos sean remitidos por medios electrónicos al órgano que corresponda resolver en el procedimiento respectivo, conforme al artículo 9º de la ley Nº 19.628.".

c. Sustitúyese, en el inciso tercero, la frase "admitiéndose como tal una copia donde se acceda al expediente electrónico, en el que figure la fecha de presentación anotada por la oficina.", por la siguiente: "considerándose suficiente acreditación un certificado de ingreso generado por la plataforma electrónica donde se acceda al expediente electrónico, en el que figure la fecha de presentación.".

d. Reemplázase el inciso cuarto, por el siguiente:

"La Administración deberá establecer formularios de solicitudes cuando se trate de procedimientos de común tramitación, los que estarán a disposición de los ciudadanos por medios electrónicos o en las dependencias administrativas, en los casos autorizados de tramitación mediante presentaciones en soporte de papel.".

16. Reemplázase, en el inciso segundo del artículo 42, la expresión "el escrito" por "la solicitud".

17. Reemplázase el artículo 46, por el siguiente:

Procedimiento. Las notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos, cuyas características y operatividad será regulada mediante reglamento dictado conjuntamente por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Dichas notificaciones tendrán el carácter de personal.

Quienes carezcan de los medios tecnológicos, no tengan acceso a medios electrónicos o sólo actuaren excepcionalmente a través de ellos, podrán solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo o ante el encargado del registro señalado en el inciso anterior, que la notificación se practique mediante forma diversa, quien deberá pronunciarse dentro del tercer día, según lo establezca el reglamento, y deberá hacerlo de manera fundada en caso de denegar la solicitud. La notificación se realizará en la forma solicitada si fuere posible o mediante carta certificada dirigida al domicilio que debiere designar al presentar esta solicitud. En caso de notificaciones por carta certificada, éstas se entenderán practicadas a contar del tercer día siguiente a su recepción en la oficina de correos que corresponda.

Asimismo, las notificaciones podrán hacerse en las dependencias de la Administración, si el interesado se apersonare a recibirla, dejándose constancia de ello en el expediente electrónico, consignándose la fecha y hora de la misma. Si el interesado requiriere copia del acto o resolución que se le notifica se le dará, sin más trámite, en el mismo momento, en el formato que se tramite el procedimiento.

Mediante el reglamento referido en el inciso primero se regulará de qué forma los órganos de la Administración deberán practicar las notificaciones electrónicas, considerarlas practicadas y obtener información necesaria para llevar el registro indicado, estableciendo, a lo menos, los requisitos y condiciones necesarios que aseguren la constancia de la fecha y hora de envío de notificaciones, la recepción o acceso por el interesado o su apoderado, especialmente en el caso de la primera notificación para resguardar su derecho a la defensa, así como la integridad del contenido, la identidad fidedigna del remitente y el destinatario de la misma.".

Introdúcense las siguientes modificaciones en el numeral 2 del inciso primero del artículo 29 de la ley Nº 21.045, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio:

1. Incorpóranse las siguientes oraciones finales: "Para cumplir sus funciones también desarrollará un archivo electrónico, en conformidad con sus disponibilidades presupuestarias. Para efectos archivísticos las siguientes son las etapas generales del ciclo documental dentro de la Administración del Estado: Fase Activa, que se refiere a la producción y gestión del documento electrónico en cada institución pública, así como su utilización para los fines pertinentes; Fase Semiactiva, que corresponde a la conservación temporal del documento al interior de cada institución pública dependiendo del período de vigencia de cada expediente o documento; y Fase Histórica, que aplica a aquellos documentos que de acuerdo a la normativa vigente y a su proceso de valoración, deben ser transferidos al Archivo Nacional, para su preservación y disponibilización.".

2. Agrégase un párrafo segundo, del siguiente tenor:

"Mediante un reglamento emitido a través del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, y suscrito por los Ministros de Hacienda y Secretaría General de la Presidencia, se establecerán los estándares técnicos y administrativos que deberá cumplir el archivo electrónico referido en el párrafo anterior. En relación a la integración al proceso documental digital, se deberá cumplir con los estándares a que se refiere la ley Nº 18.845 y su reglamento.".

Agrégase, en el artículo 14 del decreto con fuerza de ley Nº 5.200, del Ministerio de Educación Pública, de 1929, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, el siguiente inciso final:

"Los documentos generados electrónicamente, así como los documentos creados en soporte electrónico a partir de originales digitalizados, de acuerdo a lo establecido en la ley Nº 18.845, deberán ser enviados por los órganos señalados en este artículo y almacenados por el Archivo Nacional, en formato electrónico, lo cual podrá ser realizado incluso con anterioridad a los plazos establecidos en el inciso primero, esto último previa autorización del Archivo Nacional.".

Introdúcense las siguientes modificaciones en la ley Nº 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos:

1. Reemplázase el artículo 1º, por el siguiente:

Para los efectos de esta ley, se entenderá que una microforma es una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior.

La microforma será el soporte que dé sustento al documento original en términos tales que éste pueda ser visto y leído con la ayuda de equipos visores o métodos análogos, digitales o similares; y pueda ser reproducido en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

En la generación de microformas se utilizarán los medios y procedimientos técnicos y administrativos definidos por un reglamento sobre la materia dictado en conjunto por el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el que tendrá por propósito normar el proceso que permite capturar, grabar y almacenar en forma compactada la imagen de un documento original, en términos tales que contenga una copia idéntica del mismo, que sea susceptible de ser almacenado y que permita el uso de la imagen compactada o grabada, tal y como si se tratara del documento original.

El mérito probatorio de las microformas que se obtengan se regirá por la ley Nº 19.799 y por las disposiciones de esta ley, en lo que resulte aplicable.".

2. Sustitúyese, en el artículo 2º, la expresión "microcopiados o micrograbados." por "a que da soporte.".

3. Modifícase el artículo 3º, de la siguiente forma:

a. En el inciso primero, reemplázase la expresión "microcopia o micrograbado", por la siguiente: "elaboración de microformas".

b. En el inciso tercero, reemplázase la expresión "en la cual se estamparán la firma y un signo, sello o timbre indeleble y auténtico de dicho funcionario.", por la que sigue: "quien la suscribirá con su firma electrónica avanzada o, en casos que resulte inaplicable, de puño y letra.".

c. En el inciso cuarto, reemplázanse la expresión "la microcopia o micrograbado" por "la elaboración de microformas", y la frase "El método de microcopia o micrograbado" por "El método de elaboración de microformas".

d. En el inciso quinto, sustitúyense la expresión "el proceso de microcopia o micrograbado" por "el proceso de elaboración de microformas", y la frase "procederse a la microcopia o micrograbado" por "procederse a su elaboración".

e. Sustitúyese el inciso final, por el siguiente:

"La impugnación de las microformas y la de sus reproducciones se sujetarán a las prescripciones de la ley Nº 19.799 y aquellas del derecho común que regulen la impugnación de documentos e instrumentos.".

4. Sustitúyese, en el literal a) del inciso primero del artículo 5º, la expresión "La microcopia o micrograbado deberá haber sido" por "Que la microforma haya sido".

5. Modifícase el artículo 6º, de la siguiente forma:

a. En el inciso primero, reemplázase la expresión "haya sido microcopiado o micrograbado." por "conste en una microforma.".

b. En el inciso tercero, reemplázase la expresión "que sean microcopiados o micrograbados" por "en soporte físico que consten en una microforma".

c. En el inciso final, reemplázase la expresión "microcopiados o micrograbados" por "incluidos en una microforma".

6. Efectúanse las siguientes modificaciones en el artículo 7º:

a. En el inciso primero, reemplázase la expresión "microcopiados o micrograbados." por "incluidos en una microforma.".

b. En el inciso segundo, reemplázase la expresión "su microcopia o micrograbado" por "incluir tales documentos en una microforma".

7. Agrégase un artículo 11, del siguiente tenor: